1. Giới thiệu: "Sự bất tiện" đó thực ra có thể là một mất mát

"Chỉ có người kỳ cựu như ông/bà X mới có thể làm được công việc này." "Tôi phải mất cả một ngày để tổng hợp số liệu vào cuối tháng."

Công ty của bạn có đang trong tình huống tương tự không? Giữa guồng quay công việc hàng ngày, những "bất tiện nhỏ nhặt" này thường bị bỏ qua. Tuy nhiên, chúng thực sự có thể là rào cản âm thầm cho sự phát triển của công ty bạn.

Sự chậm lại trong kinh doanh do cá nhân hóa, phân mảnh thông tin và lỗi do quản lý Excel gây ra là điều khó có thể nhận thấy, nhưng nếu tích tụ lại, chúng có thể dẫn đến thiệt hại hàng trăm triệu yên mỗi năm.

2. Các vấn đề hiện tại: Rủi ro của Excel và Cá nhân hóa

■ Hạn chế của việc quản lý Excel do “mất dữ liệu” và “lỗi nhập liệu”

Excel là một công cụ linh hoạt và hữu ích, nhưng nó có những hạn chế khi hỗ trợ các hoạt động kinh doanh cốt lõi của công ty.

Nguy cơ hỏng hoặc mất tệp: Các tệp được lưu trữ trên máy chủ dùng chung hoặc máy tính cá nhân có thể đột nhiên không thể mở được.

Kiểm soát phiên bản kém: Nhiều người cùng chỉnh sửa một tệp, khiến việc xác định phiên bản nào là mới nhất trở nên khó khăn.

Lỗi tính toán và nhập dữ liệu thủ công là nguyên nhân dẫn đến sai sót của con người và cũng có nguy cơ đưa ra quyết định quản lý không chính xác.

■ Nguy cơ cá nhân hóa do “Nếu không có người đó…”

Công việc phụ thuộc vào từng nhân viên cụ thể. Công việc có thể bị tạm dừng do từ chức, nghỉ phép hoặc chuyển công tác.

Kiến thức chuyên môn không được chia sẻ. Quy trình làm việc dựa trên "kinh nghiệm và trực giác" và không thể sao chép.

Khó khăn trong đào tạo và bàn giao Nhân viên mới cần thời gian để hiểu công việc, làm tăng chi phí đào tạo.

Những vấn đề này gây ra rủi ro nghiêm trọng ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và tính liên tục của công ty.

3. Đề xuất giải pháp: ERP như một lựa chọn

Một cách để giải quyết cơ bản những vấn đề này là thông qua hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP).

ERP là hệ thống tập trung hóa việc quản lý các hoạt động chính của công ty, chẳng hạn như bán hàng, hàng tồn kho, kế toán và nhân sự, vào một hệ thống duy nhất. Hệ thống này tích hợp các thông tin trước đây vốn rời rạc, trực quan hóa luồng công việc và giúp doanh nghiệp thoát khỏi sự phụ thuộc vào từng cá nhân.

Ví dụ:

• Bất kỳ ai cũng có thể xuất hóa đơn
• Tình trạng hàng tồn kho có thể được theo dõi theo thời gian thực
• Dữ liệu cần thiết cho các quyết định quản lý có thể được biên soạn chỉ bằng một cú nhấp chuột

ERP không chỉ là một công cụ CNTT mà còn là "cơ sở hạ tầng quản lý" giúp thiết kế lại toàn bộ cấu trúc hoạt động kinh doanh.

4. Tóm tắt: Sự kém hiệu quả không phải là điều có thể tránh được, mà là điều có thể thay đổi

Quản lý và cá nhân hóa Excel có thể là những hoạt động cố hữu đã tồn tại trong nhiều năm, nhưng đây không phải là điều không thể thay đổi; mà là điều cần phải thay đổi ngay bây giờ.

Ở cột tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào những lợi ích cụ thể có thể đạt được khi triển khai ERP, chẳng hạn như cải thiện biên lợi nhuận và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Bạn có đang bỏ qua những vấn đề này không? Trước tiên, hãy cố gắng hiểu một cách khách quan tình hình công ty của bạn.

Nhấp vào đây để nhận bảng chẩn đoán miễn phí nhằm tìm hiểu những rủi ro tiềm ẩn trong công ty của bạn tại đây